QUY TRÌNH PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ 01/11/2018 đến 01/11/2020.  Như vậy, đến hết ngày 31 tháng 10  năm 2020 tất cả các doanh nghiệp dù là mới thành lập hay đang sử dụng hóa đơn giấy đều phải áp dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện công tác kế toán của mình. Tuy nhiên, Hóa đơn điện tử là gì? Quy trình phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? ... vẫn đang là những điều mà nhiều độc giả quan tâm.

1.  Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy, giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn và mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính đã quy định: “Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

 “Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

2.  Quy trình phát hành Hóa đơn điện tử như thế nào?

Quy trình phát hành Hóa đơn điện tử bao gồm 03 bước: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; Khởi tạo Hóa đơn điện tử; Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng. Cụ thể như sau:

Bước 1: Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Muốn khởi tạo Hóa đơn điện tử phải làm như thế nào?

-  Thứ nhất, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về Hóa đơn điện tử như: Công ty TNHH Hóa đơn điện tử M-Invoice…

- Thứ hai, Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử

Bước 3: Đăng ký phát hành Hóa đơn điện tử qua mạng

Thứ nhất, Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 02- Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

- Mẫu hóa đơn (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

Lưu ý:

- Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu: phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc);

- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.

- Chữ ký số để ký điện tử.

Thứ hai, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây: (1) Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK; (2) Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng; (3) Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng.

(1) Lập thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

- Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML” để gửi Thông báo phát hành lên cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn

Để đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế cần phải khai hồ sơ đăng ký gồm 02 mẫu:

- Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01- Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ);

- Cam kết (Mẫu số: CK01/AC - Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ  Tài chính).

Sau khi nộp thủ tục đăng ký lên Cơ quan thuế, trong thời gian một ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (Mẫu số 02 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Khởi tạo Hóa đơn điện tử

  Khởi tạo Hóa đơn điện tử là gì?

Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

  (2) Đăng ký, nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

- Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn. Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

- Tiếp đó, chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai;

- Sau đó tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục.

- Sau khi đã đăng ký xong các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách:

Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML” để nộp.

(3) Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, Hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong một File Word.

- Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên  thuedientu.gdt.gov.vn. các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn:

Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý:  

- Sau khi nộp xong 02 ngày, các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

- Cách kiểm tra: Truy cập vào Website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

                                                                Bài viết: ThS. Nguyễn Thị Phương Dung