PHÒNG HÀNH CHÍNH

05:33 - 31/12/2019

 

Phòng Hành chính là một đơn vị trực thuộc Trường Đại học Hải Dương, được thành lập theo QĐ số 486/ QĐ-ĐHHD ngày 25/7/2019 trên cơ sở sáp nhập Phòng Tổng hợp và bộ phận Y tế, Bảo vệ theo Đề án rà soát, tinh gọn bộ máy tổ chức hoạt động năm 2019 của Nhà trường.

Hiện nay Phòng có 10 cán bộ, giảng viên, nhân viên gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 08 giảng viên kiêm nhiệm, chuyên viên và nhân viên. Trong đó 05 người có trình độ thạc sĩ, 01 lái xe, 02 nhân viên y tế, 02 nhân viên bảo vệ HĐ NĐ68.

1. Chức năng

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý về các công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết; công tác y tế, bảo vệ của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.

2.  Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Nhiệm vụ Hành chính

- Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình và kế hoạch công tác, sắp xếp lịch công tác tuần của Trường; tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong Trường thực hiện chương trình, kế hoạch.

- Chủ trì tổ chức soạn thảo các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; xây dựng báo cáo theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách của Phòng và các báo cáo khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

- Chủ trì xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về quản lý hành chính, văn phòng; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường; thường xuyên thực hiện cải cách các thủ tục hành chính.

- Phối hợp với Phòng Tổ chức nhân sự giúp Hiệu trưởng đôn đốc kiểm tra thực hiện Quy chế làm việc của Trường và các quy định khác do Trường ban hành.

- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức nhân sự và các đơn vị có liên quan, tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức hàng năm, các hội nghị chung và các sự kiện của Trường theo nhiệm vụ phân công của Hiệu trưởng.

- Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của Lãnh đạo Nhà trường theo yêu cầu.

- Chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng theo yêu cầu.

- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Trường; tiếp nhận, xử lý công văn, văn bản đi/đến, văn bản mật theo quy định hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến làm việc tại Trường; thực hiện chứng thực, sao y các văn bản, giấy tờ của cấp trên theo quy định.

- Chủ trì quản lý công tác in ấn, phô tô các tài liệu phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, quản lý của Trường.

- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Quản trị tổng hợp nhu cầu, mua sắm, cấp phát cấp phát văn phòng phẩm phục vụ Ban Giám hiệu, công tác hành chính, văn phòng; mua quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường theo quy định.

- Đầu mối tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp đón khách của Trường. Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt.

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban Giám hiệu đi công tác.

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức các hoạt động, lễ kỷ niệm, sự kiện lớn, hội nghị, hội thảo của Nhà trường, …

- Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định, vệ sinh và phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng họp do Phòng trực tiếp quản lý.

- Chủ trì, phối hợp với Phòng Quản trị quản lý và điều hành, sử dụng ô tô của Trường phục vụ cho các hoạt động của Ban Giám hiệu, các hoạt động đào tạo của Nhà trường; Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của Nhà trường; thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.

- Tham mưu, phối hợp với Phòng Khoa học và Công nghệ - Thông tin tổ chức triển khai các hoạt động phát triển thương hiệu của Trường ở trong nước; quản lý công tác quảng bá treo băng rôn, khẩu hiệu Nhà trường.

- Quản lý kỹ thuật và phối hợp kiểm duyệt thông tin, cơ sở dữ liệu đăng tải trên trang Website Nhà trường.

- Phối hợp với Công đoàn Trường, các tổ công đoàn và các đơn vị liên quan thực hiện công tác thăm viếng, hiếu, hỷ đối với cá nhân, tổ chức trong và ngoài Trường theo quy định hiện hành.

2.2. Nhiệm vụ quản lý công tác Bảo vệ - ANTT

- Xây dựng trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh xã hội, bảo vệ người và tài sản trong phạm vi khuôn viên Trường quản lý.

- Tổ chức tuần tra canh gác bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trong Trường. Phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, nội quy của Trường và các tai nạn rủi ro xảy ra trong khuôn viên Trường. Bắt giữ và lập biên bản những người phạm pháp quả tang, đối tượng có lệnh truy nã bàn giao kịp thời cho công an phường xử lý.

- Đầu mối, phối hợp với đơn vị công an và chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trên địa bàn Nhà trường.

- Thường trực các cổng theo yêu cầu, kiểm tra giấy tờ, tài sản ra vào trường. Hướng dẫn, chỉ dẫn khách đến trường liên hệ công tác. Chủ động giám sát, phát hiện các dấu hiệu nghi vấn phạm pháp, kịp thời ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nội quy của Trường về an ninh, trật tự, về người và tài sản.

- Đầu mối, phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Trường làm tốt công tác bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn trong các ngày lễ, kỷ niệm, bầu cử, hội nghị, các kỳ thi trong phạm vi Trường.

- Tham gia, phối hợp với công an tổ chức kiểm tra theo định kỳ và đột xuất nhân khẩu thường trú, tạm trú trong ký túc xá sinh viên.

- Kiểm tra đôn đốc sinh viên, học viên chấp hành quy định, nội quy của Trường; đấu tranh chống hiện tượng tiêu cực, vi phạm pháp luật của sinh viên, học viên.

- Hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ, giữ gìn trật tự, an ninh, an toàn giao thông trong Trường.

- Chủ trì các hoạt động trông giữ xe ô tô của cán bộ, giảng viên và những người có nhu cầu theo quy định của Trường.

- Tổ chức và thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, tham gia các đợt tập huấn và hội thi phòng cháy, chữa cháy theo kế hoạch và quy định của các cấp hàng năm.

2.3. Nhiệm vụ Y tế

- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng.

- Tổ chức theo dõi, phân loại từ đó có kế hoạch chăm sóc tích cực sức khỏe cán bộ, giảng viên, công nhân viên toàn Trường.

- Phối hợp với Phòng Tổ chức nhân sự, Công đoàn Trường tổ chức khám sức khỏe định kỳ và đột xuất cho cán bộ, viên chức Nhà trường; khám sức khỏe đầu khóa, cuối khóa cho sinh viên.

- Tổ chức khám, điều trị các bệnh thông thường, cấp cứu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng và sinh viên. Thực hiện chính sách, chế độ về khám chữa bệnh; lập dự trù mua, quản lý cấp phát thuốc cho cán bộ, viên chức, lao động và sinh viên.

- Chủ trì tổ chức, phối hợp với các đơn vị chức năng: tuyên truyền, vận động, đôn đốc, kiểm tra vệ sinh môi trường, nơi làm việc, giảng đường, nơi ăn ở của sinh viên.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

 3. Địa chỉ liên hệ

  Tầng 1, nhà Hành chính Hiệu bộ - Trường Đại học Hải Dương, cơ sở 1: Xã Liên Hồng, Tp. Hải Dương, tỉnh Hải Dương.

* LIÊN KẾT CÁC SỰ KIỆN, TIN TỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG: 

1. Chi bộ Hành chính - Quản trị tổ chức thành công đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2020 - 2022: http://uhd.edu.vn/chi-bo-hanh-chinh-quan-tri-to-chuc-thanh-cong-dai-hoi-chi-bo-nhiem-ky-2020-2022-dt4181.html